Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher gem. Art. 4 Nr. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) ist das

Ministerium für Schule und Bildung des Landes Nordrhein-Westfalen
Völklinger Straße 49
40221 Düsseldorf

Telefon: 0211 5867-40

Fax: 0211 5867-49-4555

Den Datenschutzbeauftragen des Ministeriums für Schule und Bildung des Landes Nordrhein-Westfalen erreichen Sie unter datenschutz[at]msb.nrw.de (datenschutz[at]msb[dot]nrw[dot]de) oder über die nachfolgende Postadresse:

Datenschutzbeauftragter

- persönlich -

Ministerium für Schule und Bildung
Völklinger Straße 49
40221 Düsseldorf

Telefon: 0211 5867-3296

Das MSB unterliegt als öffentliche Stelle den Bestimmungen des Nordrhein-Westfälischen Datenschutzgesetzes. Es ist sichergestellt, dass die Vorschriften über den Datenschutz auch von beteiligten externen Dienstleistern beachtet werden.

Redaktionell verantwortlich im Sinne des Presserechts und des TMG ist:

Frank Pfotenhauer
Fachberater für die Schulverwaltungssoftware

Briefanschrift

Ministerium für Schule und Bildung des Landes Nordrhein-Westfalen
Referat 135
Völklingerstraße 49
40221 Düsseldorf
Telefon: 0211 5867 3515

E-Mail: bitte benutzen Sie die Kontaktmöglichkeiten

Ihre Rechte als Nutzer

Sie haben nach Maßgabe der Artikel 15,16, 17, 18 und 21 EU-DSGVO gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft,
• Recht auf Berichtigung oder Löschung,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit.

Wenden Sie sich bitte dazu per Mail  oder schriftlich an die oben angegebenen Adressen. Sie haben zudem das Recht, sich bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit des Landes Nordrhein-Westfalen (www.ldi.nrw.de) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

Sie erreichen die Landesbeauftragte für Datenschutz unter folgenden Kontaktdaten:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle[at]ldi.nrw.de (poststelle[at]ldi[dot]nrw[dot]de)

Hinweis zur Datenverarbeitung
Bei der Nutzung unseres Informationsangebotes werden personenbezogene Daten erhoben. Dies ist schon aus technischen Gründen erforderlich, um Ihnen alle Funktionalitäten unserer Website und die Sicherheit unseres Angebotes zu gewährleisten (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO).

Protokoll- oder Log-Dateien
Das Internetangebot des Ministeriums wird bei IT.NRW gehostet.
Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW)
Mauerstraße 51
40476 Düsseldorf
Telefon: 0211 9449-01
Telefax: 0211 9449-8000

Bei jedem Zugriff auf Inhalte des Internetangebotes werden dort vorübergehend Daten über so genannte Protokoll- oder Log-Dateien gespeichert, die möglicherweise eine Identifizierung zulassen. Die folgenden Daten werden bei jedem Aufruf der Internetseite erhoben:

• Datum und Uhrzeit des Abrufs
• Name des aufgerufenen Internetdienstes, der aufgerufenen Ressource und der verwendeten Aktion
• Abfrage, die der Client gestellt hat
• übertragene Datenmenge
• Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
• IP-Adresse des aufrufenden Rechners
• Clientinformationen (u.a. Browser, Betriebssystem)

Diese Daten aus den Protokoll- bzw. Logdateien dienen zur Abwehr und Analyse von Angriffen auf das Portal und werden bis zu 48 Stunden direkt und ausschließlich für Administratoren zugänglich aufbewahrt. Danach sind sie nur noch indirekt über die Rekonstruktion von Sicherungsbändern verfügbar und werden nach sechs Wochen endgültig gelöscht.

Kundenservice und E-Mail
Für Ihre Kontaktaufnahme bieten wir Ihnen verschiedene Zugangsmöglichkeiten über Kontaktformulare oder die Nutzung von E-Mailadressen. Sofern Sie diese Kontakte nutzen, erfolgt die Eingabe personenbezogener Daten auf ausdrücklich freiwilliger Basis (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).

Dies betrifft zum Beispiel Anfragen via E-Mail oder Kontaktformular oder auch Newsletter-Abonnements.
Hier können gespeichert werden:

• Anrede
• Name
• Vorname
• E-Mail Adresse
• Straße
• Hausnummer
• Postleitzahl
• Ort
• Telefonnummer
• Betreff
• Ihre Nachricht
• Zeitstempel
• Benutzer
• IP-Adresse

Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular müssen die von Ihnen freiwillig mitgeteilten Daten gespeichert werden, damit wir Ihrem Anliegen entgegen kommen können.

Personen unter 16 Jahren sollten keine personenbezogenen Daten an uns übermitteln, es sei denn die Zustimmung der Eltern oder Sorgeberechtigten (Träger der elterlichen Verantwortung) wurde erteilt (Art. 8 Abs. 1 DSGVO). Die Zustimmung muss dann ausdrücklich in der Nachricht vermerkt sein (Art. 8 Abs. 2 DSGVO). Wir fordern keine personenbezogenen Daten von Kindern und Jugendlichen an. Wissentlich sammeln wir solche Daten nicht.

Die von Ihnen eingegebenen persönlichen Daten verwenden wir nur zu dem von Ihnen gewünschten Zweck und nur innerhalb der Landesregierung bzw. der mit dem jeweiligen Service beauftragten Behörden, Dienststellen und Institutionen.

Die anfallenden personenbezogenen Daten, die wir per E-Mail oder Kontaktformular erhalten, löschen wir, sobald die Speicherung nicht mehr für den von Ihnen verfolgten Zweck oder im Zusammenhang mit damit ausgelösten Verwaltungsvorgängen und den hierfür geltenden Aufbewahrungspflichten (Anlage zur Aktenordnung für den Geschäftsbereich des Ministeriums für Inneres und Kommunales des Landes Nordrhein-Westfalen (AktO); Runderlass des Ministeriums für Inneres und Kommunales - 51 - 17.05 -vom 25. Juli 2016) erforderlich ist.

Nutzung von Cookies
Das Angebot verwendet so genannte „Cookies“. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert. Sie können die Verwendung von Cookies dadurch unterbinden, indem Sie Ihren Internetbrowser so einstellen, dass dieser keine Cookies akzeptiert. Sie können in Ihrem Browser aber auch festlegen, ob Sie über das Setzen von Cookies informiert werden möchten und Cookies nur im Einzelfall erlauben, ob Sie die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder eben auch generell ausschließen. Außerdem können Sie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browser aktivieren. Wie man das macht, hängt von Ihrem Browser ab.

Beim erstmaligen Besuch des Internetangebotes bzw. einer Seite werden Sie automatisch auf die Cookie-Nutzung hingewiesen.

Webanalyse
Derzeit wird zur Webanalyse das Statistiktool Matomo auf einem eigenen Webserver eingesetzt.

Weitergabe personenbezogener Daten
Daten, die beim Zugriff auf die Internetseite des Ministeriums für Schule und Bildung (MSB) protokolliert oder für einen speziellen Dienst erhoben worden sind, werden an Dritte außerhalb der Landesregierung nur übermittelt,

• soweit wir gesetzlich oder durch richterliche bzw. staatsanwaltschaftliche Anordnung dazu verpflichtet sind oder
• die Weitergabe im Falle von Angriffen auf die Internetinfrastruktur der Landesregierung zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist.

Allgemeines zum Datenschutz
Im Zuge der Weiterentwicklung des Internetangebotes können auch Änderungen dieser Datenschutzerklärung erforderlich werden. Wir empfehlen Ihnen deshalb, sich die Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit erneut durchzulesen.

Allgemeines zum Thema Datenschutz finden Sie auf der Website der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen: www.ldi.nrw.de

Wir weisen darauf hin, dass Betreiber von fremden Internetseiten, die vom Portal aus verlinkt werden, die Daten von Besucherinnen bzw. Besuchern dieser Internetseiten erheben und auswerten können.

Mit Inkrafttreten der neuen EU-DSGVO wurden die älteren Verfahrenverzeichnisse, die zu jeder Software zu führen sind, durch die Verzeichnisse zu Verarbeitungstätigkeiten abgelöst. Bestehende Verfahrensverzeichnisse können dennoch weiter verwendet werden!

Sollten Sie ein neues Verzeichnis anlegen, so können Sie sich an unseren Mustern orientieren. Diese dienen als Vorschlag und müssen durch die speziellen Angaben der Schule ergänzt werden. Wir haben die Dokumente auf der Seite des LDI heruntergeladen und einige Ergänzungen vorgenommen, von denen wir glauben, dass dies für mehrere Schulen gelten könnte. Als Anhang können die beiden PDFs mit den Beschreibungen der Datenarten angefügt werden.

Bitte beachten Sie, dass die Dokumente trotzdem auf die jeweiligen Bedürnisse Ihrer Schule angepasst werden müssen. Wenden Sie sich im Zweifel bitte an Ihren Datenschutzbeauftragten.

📄 Hinweise zum Verarbeitungsverzeichnis PDF
📄 Muster Verarbeitungsverzeichnis LDI DOCX
📄 Anhang 1 Schülerdaten PDF
📄 Anhang 2 Lehrerdaten PDF

In vielen Fällen werden die personenbezogenen Daten nicht mehr an der Schule selbst verarbeitet, weil der Schulträger in der Lage ist, ein leistungsfähiges Rechenzentrum zur Verfügung zu stellen.
Dies macht aus IT-Sicherheitsgründen durchaus Sinn, denn oft können solche Server professionell betreut werden, d.h. dass Sicherheitsupdates automatisch eingespielt werden, Backups regelmäßig durchgeführt werden und die Server größere Kapazitäten erreichen.

In solchen Fällen muss zwischen Schulleitung und ausführendem IT-Dienstleister ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung geschlossen werden. Dieser Vertrag wird i.d.R. vom IT-Unternehmen zur Verfügung gestellt.

Einige Beispiele aus Baden Würtemberg, wie so ein Vertrag aussehen kann, haben wir hier zur Ihrer Information bereitgestellt. Sollten die Muster Ihren Bedürfnissen entsprechen, so können Sie diese gerne verwenden.

📄Beispiel ADV Baden Würtemberg PDF
📄Kurzpapier DSK ADV PDF

Löschfristen sind in der VO-DV-1 angegeben. Es kann aber auch vorkommen, dass Datensätze nach Aufforderung der betroffenen Personen gelöscht werden müssen.

Datensätze können aus Schild-NRW vollständig gelöscht werden! Dazu wurde im Dezember 2019 eine eigene Löschfunktion im Programm implementiert. Unter Extras > Löschfristen prüfen können Sie alle Schülerdatensätze auf dei einzuhaltenden Fristen von 5, 10 und 20 Jahren prüfen. Die Datensätze können vor der Löschung einmal optional konrolliert werden!

Das Programm wird in Zukunft im Dezember eines jeden Kalenderjahres auf die Einhaltung der Fristen hinweisen. Dieser Hinweis kann aber auch vom User unterdrückt werden.

Personen, deren Daten Sie speichern, können von Ihnen verlangen, eine Übersicht zu den gespeicherten Daten auszuhändigen. Dies kann auf Wunsch der Person in Papierform oder auch als Datei geschehen. Wie Sie dieser Pflicht in Schild-NRW nachkommen können, wird hier kurz beschrieben.

Klicken Sie einen Schüler mit der rechten Maustaste im Schüler-Container an. Wählen Sie nun den Menüpunkt "Informationelle Selbstauskunft erstellen" aus. Das Programm fordert Sie nun auf, einen Speicherort zu wählen.

An diesem Ort wird eine Datei im Excel-Formal gespeichert, die alle gespeicherten Informationen zum Schülerdatensatz enthält. Diese Datei kann auf Wunsch ausgedruckt oder ausgehändigt werden.