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Importservice

Umstieg von anderen Programmen zu Schild-NRW.

Import der Daten aus Fremdprogrammen Informationen zur Datenübergabe

Schulen, die ihre Daten bisher mit Programmen kleinerer Anbieter, mit selbstentwickelten Lösungen oder mit Excel bearbeitet haben und die dauerhaft auf Schild-NRW umsteigen wollen, können ihre Daten selbstverständlich über die Schild-NRW-Schnittstelle importieren. Die Praxis hat aber gezeigt, dass die Anwender häufig mit dem Export und Import ihrer Daten überfordert sind und lieber unseren Importservice in Anspruch nehmen. Der Import von Fremddaten lässt sich erheblich vereinfachen, wenn einige Regeln beachtet werden:

Die Daten müssen als Mailanhang an jens.raffenberg [at] schildnrw.de (Jens Raffenberg) (bitte für ZIP-Dateien diese Mail-Adresse benutzen) geschickt werden. Bitte achten Sie darauf, dass die Daten alle relevanten Inhalte enthalten. Es wird erwartet, dass die Daten mit einem der gängigen Packprogramme gepackt sind. Das ZIP-Format wird bevorzugt. Wenn möglich, sollte im Vorfeld eine Vereinbarung über eine Verschlüsselung getroffen werden. Sollten größere Datenmengen gesendet werden, können wir auch einen gesicherten Cloud-Zugang zur Verfügung stellen. Bitte fragen Sie dies per E-Mail an.

Als Betreffzeile ist "Importservice" einzutragen. Der Mail-Body hat das folgende Aussehen:

  • Schulnummer: 1123456
  • Schulname: Otto-Waalkes-Schule
  • Schulform: Grundschule
  • Schulort: Stenkelfeld
  • Zeitpunkt des Datenbestandes (Schuljahr und Abschnitt!)
  • Programm: Excel-Tabelle (oder WinSchild, oder Ibis, oder Primos oder...)
  • Länge einer Unterrichtseinheit in Minuten
  • Angabe aller vorhandenen Gliederungen (nur bei Berufskollegs)
  • Weitere Anmerkungen zu den Daten und zum Import

Bitte denken Sie daran, dass die Schulnummer unter keinen Umständen fehlen darf!

Bitte haben Sie Verständnis, wenn in der Statistik-Zeit kein Importservice möglich ist. Es empfiehlt sich immer, einen Termin auszumachen.

 1. WinSchild

Version 1.x: schilddb.mdb und schildku.mdb
Version 2.x: nur schilddb.mdb

2. Primos

primdat.mdb. Falls die Anwendung mit Zugangspasswort arbeitet, auch die
Datei primos.mdw

3.Ibis

Für den Import werden die folgenden Dateien benötigt:

  • ibisekey.dbf
  • kar3pkey.dbf und kar3pkey.dbt (oder kar3pkey.fpt)
  • klassede.dbf
  • firmen.dbf (falls vorhanden)
  • fachdef.dbf (Sek-I-Fächer)
  • fachdeo.dbf (SII-Fächer)

Falls auch Ihre Abgängerdatei importiert werden soll, werden noch die folgenden Dateien benötigt:

  • ibisakey.dbf
  • kar3akey.dbf und kar3akey,dbt (oder kar3akey.fpt)

Die Dateien ibisekey.dbf und kar3pkey.* müssen Sie durch Entschlüsselung (Ibis-Tools->Daten ent- und verschlüsseln) erzeugen:

  • ibisebs.dbf -> ibisekey.dbf (Stammdaten)
  • kar3plus.dbf - > kar3pkey.dbf und karspkey.dbt (Leistungsdaten)
  • Abgängerdateien:
  • ibisalt.dbf -> ibisakey.dbf (Stammdaten)
  • kar3alt.dbf -> kar3akey.dbf und karakey.dbt (Leistungsdaten)

 

4. GS-Data

Alle Dateien, die als Dateiendung das Klassenkürzel haben, im Zweifelsfall den Inhalt des GS-Data-Verzeichnisses.

5. WinSchool,
ASV Filemaker,
Hera

Bitte die gewünschten Daten über die eingebaute Exportschnittstelle exportieren.

6. Andere (Excel, LibreCalc,
Textdateien)

Sie sollten alle CSV-, LibreCalc oder Excel-Daten in das Standardschnittstellenformat überführen. Den Aufbau der Daten finden Sie hier: https://wiki.svws.nrw.de/mediawiki/index.php?title=Schnittstellenbeschreibung

Benötigt werden je nach Bedarf folgende Dateien idealerweise in UTF8-Codierung:

Faecher.dat
Jahrgaenge.dat
Klassen.dat
Kurse.dat (optional)
Lehrkraefte.dat

SchuelerBasisdaten.dat
SchuelerErzieher.dat
SchuelerTelefonnummern.dat
SchuelerZusatzdaten.dat

SchuelerLernabschnittsdaten
SchuelerLeistungsdaten

Beispieldateien, die den Aufbau der Standard-Schnittstellendateien zeigen, finden Sie hier. Es handelt sich bei den DAT-Dateien um normale Textdateien, welche Text in tabellarischer Struktur mit Trennzeichen "|" enthalten und z.B. in LibreCalc importiert werden können.

Beispieldateien Standardschnittstelle DAT-Dateien Berufskolleg
Beispieldateien Standardschnittstelle DAT-Dateien Gesamtschule

Die Datenfelder dürfen keine Zeilenvorschübe (z.B. in Bemerkungsfeldern) enthalten. Ebenso sollten in den Feldinhalten keine Zeichen enthalten sein, die gleichzeitig als Feldtrenner verwendet werden.

Wenn diese kleinen Hinweise beachtet werden, klappt der Import in den meisten Fällen schnell und reibungslos.